In phiếu thu chi? Có những loại in phiếu thu - phiếu chi nào?

Phiếu thu chi được biết tới là một loại chứng từ quan trọng, phổ biến hiện nay, được sử dụng trong việc thanh toán, giao dịch của các đơn vị doanh nghiệp. Thường đây được biết tới là chứng từ thu chi tiền mặt, một nghiệp vụ kế toán thông thường. Hiện nay các mẫu thường phải theo mẫu quy định thống nhất của Bộ tài Chính. Vậy vì sao cần phải in phiếu thu chi? Có những kiểu in loại phiếu này như thế nào?

Phiếu thu là gì?

Phiếu thu là một loại chứng từ kế toán dùng để ghi nhận việc thu tiền mặt hoặc nhận tiền chuyển khoản từ một cá nhân, tổ chức hoặc đơn vị khác. Đây là công cụ giúp xác minh rằng một khoản tiền đã được nhận một cách hợp lệ và minh bạch, được sử dụng rộng rãi trong cả môi trường doanh nghiệp lẫn cá nhân có hoạt động tài chính thường xuyên.

Cụ thể, phiếu thu thường được lập khi:

• Khách hàng thanh toán tiền hàng hóa hoặc dịch vụ.

• Nhân viên hoàn ứng tiền.

• Đối tác trả tiền nợ.

• Nhận các khoản thu khác như tiền phạt, tiền hỗ trợ, tài trợ,…

Trên phiếu sẽ ghi rõ:

• Số tiền thu (bằng số và bằng chữ)

• Người nộp tiền, lý do nộp

• Người lập phiếu, người thu tiền, và chữ ký xác nhận

• Ngày tháng lập phiếu và tên đơn vị

Phiếu không chỉ là bằng chứng cho giao dịch tài chính mà còn là căn cứ quan trọng để ghi sổ kế toán, hỗ trợ công tác kiểm tra, kiểm toán, và báo cáo tài chính một cách chính xác.

Phiếu chi là gì?

Phiếu chi là một loại chứng từ kế toán dùng để ghi nhận việc chi tiền mặt hoặc chuyển khoản từ quỹ của doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân để thanh toán cho các khoản chi phí nhất định. Đây là bằng chứng quan trọng thể hiện rằng một khoản tiền đã được chi ra một cách hợp lệ và có lý do rõ ràng.

Phiếu chi thường được sử dụng khi:

• Trả tiền mua hàng hóa, dịch vụ

• Thanh toán lương cho nhân viên

• Chi phí tiếp khách, công tác phí

• Chi trả tiền điện, nước, văn phòng phẩm

• Tạm ứng hoặc hoàn ứng chi phí

Nội dung của một phiếu chi đầy đủ thường bao gồm:

• Tên đơn vị lập phiếu

• Số phiếu, ngày lập

• Người nhận tiền, nội dung chi

• Số tiền chi (ghi bằng số và chữ)

• Chữ ký của người lập phiếu, kế toán, thủ quỹ và người nhận tiền

Việc sử dụng phiếu chi giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền chặt chẽ, đảm bảo mỗi khoản chi đều có lý do rõ ràng, có người chịu trách nhiệm và có căn cứ để đối chiếu khi cần thiết. Đây cũng là chứng từ kế toán bắt buộc trong nhiều trường hợp để hợp pháp hóa giao dịch tài chính.

Mục đích sử dụng phiếu thu chi

Phiếu thu và phiếu chi là hai loại chứng từ không thể thiếu trong công tác kế toán và quản lý tài chính của cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp. Việc sử dụng phiếu thu chi có nhiều mục đích quan trọng như sau:

Ghi nhận và kiểm soát dòng tiền

Phiếu thu ghi nhận số tiền vào quỹ, còn phiếu chi ghi nhận số tiền ra. Nhờ đó, kế toán hoặc người quản lý dễ dàng theo dõi được dòng tiền ra vào hằng ngày, hằng tháng, đảm bảo quỹ không bị âm hoặc thất thoát.

Làm căn cứ hợp pháp cho các giao dịch tài chính

Mỗi phiếu thu/chi đều là bằng chứng pháp lý chứng minh một giao dịch tài chính đã diễn ra. Điều này giúp đơn vị bảo vệ quyền lợi của mình khi xảy ra tranh chấp hoặc trong các đợt kiểm tra, kiểm toán tài chính.

Hỗ trợ công tác kế toán và báo cáo tài chính

Dữ liệu từ phiếu được kế toán dùng để ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu tài chính. Đây là cơ sở quan trọng để lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế chính xác và kịp thời.

Tăng tính minh bạch và trách nhiệm trong chi tiêu

Mỗi khoản thu hay chi đều phải được lập phiếu và có chữ ký xác nhận của các bên liên quan (người lập, người nhận, thủ quỹ, kế toán…). Điều này giúp tăng tính minh bạch, rõ ràng trong hoạt động tài chính và tránh gian lận nội bộ.

Dễ dàng tra cứu và lưu trữ

Khi cần đối chiếu, kiểm tra hoặc truy xuất thông tin trong quá khứ, là tài liệu quan trọng giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro thất lạc thông tin.

Tóm lại, mục đích lớn nhất là quản lý tài chính chặt chẽ, minh bạch và hiệu quả, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật và nguyên tắc kế toán hiện hành.

Lợi ích của việc sử dụng phiếu thu chi

Việc sử dụng phiếu thu chi mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho cá nhân, doanh nghiệp và các tổ chức, không chỉ trong việc quản lý tài chính mà còn trong kiểm soát, minh bạch và tuân thủ pháp lý. Dưới đây là những lợi ích tiêu biểu:

Quản lý tài chính hiệu quả

Giúp theo dõi sát sao dòng tiền vào ra hàng ngày. Nhờ đó, kế toán hoặc người quản lý có thể kiểm soát ngân sách, biết rõ tiền đi đâu, đến từ đâu, từ đó ra quyết định tài chính chính xác và kịp thời.

Tăng tính minh bạch trong hoạt động kế toán

Mỗi phiếu thu hoặc chi đều có đầy đủ thông tin, chữ ký của các bên liên quan, làm rõ trách nhiệm và quyền hạn. Việc này giúp hạn chế gian lận nội bộ, giảm rủi ro tài chính và tạo niềm tin cho cổ đông, đối tác, hay các cơ quan kiểm tra.

Là bằng chứng pháp lý rõ ràng

Phiếu có giá trị như chứng từ pháp lý để xác minh một giao dịch tài chính đã thực hiện. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc cần kiểm tra, đây là cơ sở để đối chiếu, làm rõ các khoản thu chi, bảo vệ quyền lợi cho đơn vị.

Hỗ trợ lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế

Tất cả dữ liệu từ phiếu đều là căn cứ quan trọng để ghi sổ kế toán, làm báo cáo tài chính, báo cáo thuế. Điều này đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định về tài chính – kế toán theo pháp luật Việt Nam.

Dễ dàng lưu trữ, tra cứu khi cần thiết

Được lưu trữ khoa học giúp kế toán hoặc quản lý dễ dàng truy xuất dữ liệu trong những lần kiểm tra nội bộ, kiểm toán ngoài, hoặc đối chiếu lại lịch sử tài chính của doanh nghiệp.

Hạn chế thất thoát, sai lệch tiền bạc

Việc chi tiền không qua phiếu dễ dẫn đến thất thoát, nhầm lẫn, hoặc gian lận. Sử dụng phiếu buộc mọi giao dịch phải có xác nhận, giúp bảo vệ tài sản của doanh nghiệp và đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.

Tạo thói quen làm việc chuyên nghiệp và bài bản

Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, hay thậm chí là cá nhân làm kinh doanh tự do, việc sử dụng thể hiện sự chuyên nghiệp, rõ ràng và có kế hoạch, từ đó tạo dựng uy tín và niềm tin trong mắt đối tác, khách hàng.

Tóm lại, không chỉ là giấy tờ thông thường mà là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý tài chính hiệu quả. Nó giúp bạn “biết mình đang ở đâu” trên bản đồ tài chính và từ đó đưa ra các chiến lược đúng đắn.

Các thành phần chính của phiếu thu chi

Để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và đầy đủ thông tin cho việc hạch toán kế toán, phiếu thu chi cần tuân theo mẫu chuẩn và phải bao gồm các thành phần cụ thể. Dưới đây là những nội dung bắt buộc cần có trong phiếu.

Tên đơn vị, tổ chức lập phiếu

• Ghi rõ tên doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức phát hành phiếu.

• Thường đặt ở dòng đầu tiên, kèm theo logo hoặc mã số thuế (nếu có).

Số hiệu phiếu và ngày tháng năm lập phiếu

• Mỗi phiếu cần có số hiệu riêng, được đánh theo trình tự để tiện quản lý.

• Ngày lập phiếu phải trùng hoặc sát với ngày giao dịch thực tế.

Họ tên người nộp/nhận tiền

• Ghi đầy đủ họ tên của cá nhân hoặc tổ chức có liên quan đến giao dịch tài chính.

• Ví dụ: “Người nộp tiền: Nguyễn Văn A” hoặc “Người nhận tiền: Công ty TNHH XYZ”.

Địa chỉ người nộp/nhận tiền

• Dùng để xác định rõ đối tượng giao dịch.

• Đối với doanh nghiệp có thể ghi trụ sở; đối với cá nhân ghi địa chỉ cư trú hoặc nơi làm việc.

Lý do thu/chi

• Nêu rõ mục đích của giao dịch: Thu tiền bán hàng, hoàn ứng, thanh toán hợp đồng, trả lương, nộp phạt, v.v.

• Ví dụ: “Thanh toán tiền mua thiết bị văn phòng theo HĐ số 123/HĐMB”.

Số tiền (bằng số và bằng chữ)

• Ghi rõ số tiền thu hoặc chi ra bằng chữ số và chữ viết để tránh nhầm lẫn hoặc gian lận.

• Ví dụ: 10.000.000 VNĐ (Mười triệu đồng chẵn).

Hình thức thanh toán

• Ghi rõ tiền mặt hay chuyển khoản.

• Nếu chuyển khoản cần kèm theo thông tin tài khoản ngân hàng (nếu cần).

Chứng từ gốc kèm theo

• Ghi rõ số lượng và tên các chứng từ liên quan: Hóa đơn, hợp đồng, biên bản, bảng lương...

• Đây là phần quan trọng giúp minh chứng cho nội dung và số tiền ghi trên phiếu.

Chữ ký và họ tên của các bên liên quan

• Người lập phiếu: Người viết nội dung phiếu.

• Người duyệt: Người có thẩm quyền phê duyệt khoản thu/chi.

• Kế toán trưởng (nếu có): Kiểm tra nội dung và tính hợp lệ.

• Thủ quỹ: Người trực tiếp thực hiện thu/chi tiền.

• Người nộp/nhận tiền: Ký xác nhận và nhận phiếu.

Đóng dấu (nếu là doanh nghiệp, tổ chức)

• Phiếu có giá trị pháp lý cao hơn khi có con dấu của đơn vị phát hành.

Một phiếu thu hoặc phiếu chi hợp lệ cần đảm bảo đầy đủ các thành phần trên, được trình bày rõ ràng, không tẩy xóa, và có đủ chữ ký xác nhận. Việc lập phiếu đúng chuẩn giúp hạn chế rủi ro tài chính và bảo vệ tính minh bạch trong giao dịch.

Mẫu phiếu thu chi thông dụng

Để thuận tiện cho việc quản lý tài chính và ghi sổ kế toán, các doanh nghiệp và tổ chức thường sử dụng mẫu phiếu thu chi chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính (Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC). Dưới đây là mẫu thông dụng, được sử dụng phổ biến hiện nay:

Ghi chú khi sử dụng mẫu phiếu

• Mỗi phiếu chỉ dùng cho một giao dịch.

• Không được tẩy xóa, sửa chữa trên phiếu.

• Nên in thành 2–3 liên: một lưu kế toán, một lưu thủ quỹ, một giao cho người nộp/nhận tiền.

• Nếu dùng phần mềm kế toán, phiếu có thể được in tự động từ hệ thống.

Quy trình in

Việc in phiếu thu chi không chỉ đơn thuần là thao tác in ấn mà còn là một phần quan trọng trong quá trình quản lý tài chính, đòi hỏi sự chính xác, rõ ràng và tuân thủ quy định kế toán. Dưới đây là quy trình chi tiết để in phiếu một cách đúng chuẩn và chuyên nghiệp:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin đầy đủ

Trước khi in, bạn cần thu thập và xác minh các thông tin cần thiết:

• Tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế

• Thông tin người nộp hoặc người nhận tiền

• Lý do thu/chi

• Số tiền bằng số và bằng chữ

• Hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản)

• Chứng từ kèm theo (hóa đơn, hợp đồng, biên bản…)

• Ngày tháng lập phiếu

Mẹo: Sử dụng phần mềm kế toán để nhập dữ liệu, hạn chế sai sót và in phiếu dễ dàng hơn.

Bước 2: Lập phiếu thu hoặc phiếu chi

• Sử dụng mẫu phiếu thu/phiếu chi chuẩn (theo Thông tư 200 hoặc 133).

• Điền đầy đủ các mục: số phiếu, họ tên người liên quan, lý do, số tiền, ngày lập,…

• Kiểm tra chính tả, đơn vị tiền tệ và cách ghi số tiền (cả số và chữ).

Bước 3: Kiểm tra và phê duyệt

• Phiếu sau khi lập cần được kiểm tra bởi kế toán trưởng hoặc người phụ trách tài chính.

• Sau đó gửi lên người có thẩm quyền phê duyệt (giám đốc, trưởng phòng…).

• Khi đã phê duyệt hợp lệ, phiếu mới được phép in và thực hiện giao dịch.

Bước 4: In phiếu

In tối thiểu 2 bản:

• 1 bản lưu tại phòng kế toán

• 1 bản giao cho người nộp/nhận tiền

• Có thể in thêm bản lưu cho thủ quỹ (nếu cần)

Chất lượng in rõ nét, giấy in sạch sẽ, không nhòe, không tẩy xóa.

Máy in nên là máy in laser hoặc in từ phần mềm kế toán như MISA, Fast, Bravo, Excel tùy quy mô doanh nghiệp.

Bước 5: Ký xác nhận và đóng dấu

Sau khi in xong, phiếu cần được ký bởi các bên sau:

• Người lập phiếu

• Người phê duyệt (Giám đốc/Trưởng phòng)

• Kế toán trưởng

• Thủ quỹ

• Người nộp hoặc nhận tiền

Đối với doanh nghiệp, phiếu cần được đóng dấu tròn để đảm bảo tính pháp lý.

Bước 6: Lưu trữ chứng từ

• Phiếu sau khi in và ký xong cần được lưu trữ theo đúng quy trình lưu trữ chứng từ kế toán.

• Sắp xếp theo thứ tự số phiếu, ngày tháng, hoặc theo mã hồ sơ để dễ tra cứu sau này.

• Thời gian lưu trữ tối thiểu theo quy định là 5 năm (theo Luật kế toán).

Lưu ý khi in

• Không sử dụng bút chì, không tẩy xóa trên phiếu.

• Không in phiếu khi chưa được phê duyệt.

• Kiểm tra kỹ lại nội dung trước khi in để tránh mất thời gian sửa đổi.

• Phiếu điện tử cũng cần ký số đầy đủ nếu áp dụng hóa đơn – chứng từ điện tử.

Các phần mềm hỗ trợ in phiếu thu chi

Để việc lập và in phiếu thu chi trở nên nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã sử dụng phần mềm kế toán hoặc phần mềm quản lý tài chính. Dưới đây là những phần mềm phổ biến, dễ sử dụng và được nhiều kế toán viên đánh giá cao trong việc hỗ trợ.

MISA SME.NET

Đặc điểm nổi bật:

• Giao diện tiếng Việt thân thiện, dễ thao tác

• Hỗ trợ lập phiếu theo mẫu chuẩn Thông tư 133 & 200

• Tự động hạch toán, liên kết sổ kế toán tổng hợp

• Kết xuất phiếu ra file Word/PDF để lưu trữ hoặc in nhanh

Phù hợp với: Doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam

Fast Accounting

Đặc điểm nổi bật:

• Tự động tạo phiếu từ chứng từ gốc

• In phiếu theo mẫu có sẵn hoặc tự thiết kế mẫu riêng

• Tích hợp nhiều phân hệ như kho, bán hàng, mua hàng, ngân hàng

Phù hợp với: Các công ty thương mại, sản xuất, dịch vụ

Bravo

Đặc điểm nổi bật:

• Hệ thống ERP linh hoạt theo nhu cầu từng doanh nghiệp

• Quản lý quy trình tài chính kế toán chặt chẽ

• Tự động tạo, in phiếu và lưu trữ

Phù hợp với: Doanh nghiệp lớn, cần tính tùy biến cao

1C:KẾ TOÁN

Đặc điểm nổi bật:

• Có bản dùng thử miễn phí

• Dễ dàng tạo phiếu với giao diện đơn giản

• Hỗ trợ quản lý đa tiền tệ, đa công ty

Phù hợp với: Doanh nghiệp vừa và nhỏ, mới triển khai phần mềm kế toán

Excel (tùy chỉnh mẫu thủ công)

Đặc điểm nổi bật:

• Miễn phí, dễ sử dụng

• Tùy chỉnh mẫu phiếu theo nhu cầu cá nhân hoặc doanh nghiệp

• Có thể dùng công thức để tính toán tự động

Phù hợp với: Hộ kinh doanh cá thể, doanh nghiệp nhỏ chưa cần dùng phần mềm chuyên nghiệp

Phần mềm KiotViet (cho hộ kinh doanh và bán lẻ)

Đặc điểm nổi bật:

• Tạo phiếu thu chi trực tiếp từ đơn bán hàng

• Kết nối với máy in hóa đơn để in phiếu nhanh chóng

• Tự động lưu lịch sử giao dịch

Phù hợp với: Cửa hàng bán lẻ, nhà thuốc, quán ăn, hộ kinh doanh

Lưu ý khi chọn phần mềm in

• Nên chọn phần mềm hỗ trợ tiếng Việt và phù hợp với quy mô doanh nghiệp.

• Ưu tiên phần mềm có mẫu thu chi chuẩn theo quy định pháp luật.

• Nếu doanh nghiệp bạn nhỏ, có thể sử dụng Excel mẫu miễn phí; nếu lớn, nên đầu tư phần mềm chuyên dụng như MISA, Fast.

Lưu ý khi in phiếu thu chi

Việc in phiếu thu chi tưởng chừng như đơn giản, nhưng thực tế lại có ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của chứng từ kế toán và công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là những lưu ý quan trọng bạn nhất định không nên bỏ qua khi thực hiện.

Kiểm tra thông tin trước khi in

Trước khi in phiếu, bạn cần soát kỹ toàn bộ thông tin:

• Tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế

• Số phiếu, ngày tháng năm lập phiếu

• Họ tên người nộp/nhận tiền

• Lý do thu/chi

• Số tiền ghi đúng cả bằng số và bằng chữ

• Hình thức thanh toán (tiền mặt/chuyển khoản)

• Các chứng từ đính kèm

Sai sót dù nhỏ cũng có thể dẫn đến việc phiếu bị từ chối, phải làm lại từ đầu và ảnh hưởng đến công việc.

Không tẩy xóa, chỉnh sửa bằng tay

• Tuyệt đối không sửa phiếu bằng bút xóa hay viết đè lên thông tin đã in.

• Nếu sai, cần lập phiếu mới, đánh lại số hiệu theo quy trình hủy phiếu.

• Phiếu là chứng từ kế toán hợp pháp, phải đảm bảo rõ ràng, sạch sẽ và không có dấu hiệu gian lận.

Đảm bảo đầy đủ chữ ký và dấu

Phiếu hợp lệ cần có đủ chữ ký của các bên liên quan:

• Người lập phiếu

• Kế toán trưởng (nếu có)

• Người duyệt (Giám đốc, Trưởng phòng…)

• Thủ quỹ

• Người nộp hoặc nhận tiền

Đối với tổ chức, doanh nghiệp: phải đóng dấu tròn sau cùng để phiếu có hiệu lực pháp lý.

In đúng số lượng bản

Thông thường, mỗi phiếu được in thành 2–3 bản:

• 1 bản lưu tại phòng kế toán

• 1 bản lưu tại thủ quỹ

• 1 bản giao cho người nhận/nộp tiền

Cần ghi rõ "Liên 1", "Liên 2",… nếu in nhiều bản để dễ quản lý và truy xuất.

In bằng máy in chất lượng, khổ giấy phù hợp

• Sử dụng máy in laser để đảm bảo nội dung rõ nét, không bị nhòe mực.

• Nên in trên giấy A4 hoặc khổ phiếu chuyên dụng (tùy mẫu).

• Kiểm tra lại cài đặt khổ giấy, lề và font chữ trước khi in để tránh lỗi định dạng.

Đảm bảo phiếu được lưu trữ đúng cách

• Sau khi in và sử dụng, phiếu cần được lưu cùng các chứng từ gốc đi kèm.

• Không làm mất bản gốc, đặc biệt trong trường hợp thanh tra thuế hoặc đối chiếu tài chính.

• Lưu trữ theo thứ tự thời gian hoặc theo mã số để dễ dàng tìm lại khi cần.

Sử dụng phần mềm để in phiếu nhanh chóng và đồng bộ

Nếu bạn dùng phần mềm như MISA, FAST, Bravo, Excel, hệ thống sẽ giúp:

• Tự động lập phiếu đúng mẫu

• Lưu trữ dữ liệu

• In phiếu chuẩn, đúng định dạng, tránh lỗi thủ công

Xem thêm: In phiếu bảo hành

Sự khác biệt giữa phiếu thu chi thủ công và điện tử

Trong thời đại công nghệ số, nhiều doanh nghiệp đang dần chuyển đổi từ phiếu thu chi thủ công sang phiếu điện tử để tối ưu hóa quy trình kế toán và quản lý tài chính. Tuy cả hai đều có chức năng tương tự, nhưng sự khác biệt giữa chúng khá rõ ràng về cách thức lập, sử dụng và lưu trữ. Hãy cùng so sánh để hiểu rõ hơn nhé!

Hình thức thể hiện

Phiếu thu chi thủ công:

• Được viết tay hoặc in từ Excel, Word.

• Có thể in ra giấy và ký tay.

• Cần đóng dấu mộc đỏ để hợp lệ.

Phiếu điện tử:

• Lập trực tiếp trên phần mềm kế toán hoặc nền tảng điện tử.

• Không cần in giấy, có thể ký chữ ký số.

• Có thể gửi trực tuyến qua email, hệ thống lưu trữ đám mây.

Quy trình lập và xử lý

Thủ công:

• Nhập liệu bằng tay.

• Dễ xảy ra sai sót, trùng lặp, mất phiếu.

• Phải ký tay và chờ các bên ký trực tiếp mới hợp lệ.

Điện tử:

• Tự động hóa từ hệ thống phần mềm (MISA, Fast, 1C…).

• Giảm lỗi nhập liệu nhờ dữ liệu đồng bộ.

• Ký số nhanh chóng, xử lý trong vài phút.

Lưu trữ và tra cứu

Thủ công:

• Cần lưu trữ bản giấy trong tủ hồ sơ.

• Tốn diện tích và dễ bị mất, rách, ẩm mốc.

• Khi tra cứu phải dò tìm thủ công.

Điện tử:

• Lưu trên hệ thống máy chủ, cloud hoặc ổ cứng.

• An toàn, bảo mật, tiết kiệm không gian.

• Tra cứu nhanh qua từ khóa, thời gian, mã số phiếu.

Tính pháp lý

Cả hai loại phiếu đều hợp pháp nếu:

• Ghi đầy đủ nội dung cần thiết.

• Có đầy đủ chữ ký (thủ công thì ký tay, điện tử thì ký số).

• Được sử dụng đúng theo quy định của Luật Kế toán và Thông tư 200/133.

Tuy nhiên, phiếu điện tử cần đăng ký hệ thống lưu trữ điện tử hợp lệ và sử dụng chữ ký số được công nhận.

Hiệu quả làm việc

• Thủ công: Phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ, ít giao dịch.

• Điện tử: Thích hợp cho doanh nghiệp vừa và lớn, xử lý nhiều chứng từ mỗi ngày.

Nên chọn loại nào?

• Nếu bạn là hộ kinh doanh cá thể, quy mô nhỏ, thì phiếu thu chi thủ công vẫn phù hợp và tiết kiệm chi phí.

• Nếu bạn là doanh nghiệp muốn chuyên nghiệp hóa và số hóa toàn bộ quy trình tài chính, thì phiếu điện tử là xu hướng tất yếu.

Vai trò của phiếu thu chi trong kế toán

Trong công tác kế toán – tài chính, phiếu thu chi không chỉ là một chứng từ đơn thuần, mà còn đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc ghi nhận, kiểm soát và minh bạch hóa các hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là những vai trò chính mà bất kỳ kế toán viên hay người quản lý nào cũng cần hiểu rõ.

Ghi nhận các nghiệp vụ tài chính phát sinh

Phiếu thu và phiếu chi là chứng từ gốc dùng để ghi nhận các khoản:

• Phiếu thu: Nhận tiền mặt từ khách hàng, tạm ứng hoàn ứng, tiền nộp quỹ…

• Phiếu chi: Chi trả tiền mặt cho mua hàng, thanh toán công nợ, chi phí vận hành…

Nhờ có phiếu kế toán dễ dàng xác định dòng tiền ra vào, phục vụ việc ghi sổ chính xác và kịp thời.

Căn cứ pháp lý trong quyết toán, thanh kiểm tra

• Phiếu thu chi là chứng từ kế toán hợp pháp, được quy định tại Luật Kế toán và Thông tư 200/133.

• Khi có kiểm toán, thanh tra thuế hoặc quyết toán tài chính, phiếu sẽ là căn cứ chứng minh tính hợp lệ của các khoản thu – chi.

• Thiếu hoặc sai phiếu có thể dẫn đến việc khoản chi bị loại, bị truy thu thuế hoặc xử phạt hành chính.

Quản lý quỹ tiền mặt hiệu quả

• Giúp thủ quỹ và kế toán quỹ kiểm soát số tiền thực tế trong két tiền mặt.

• Mỗi giao dịch phát sinh đều phải có phiếu hợp lệ, từ đó hạn chế rủi ro thất thoát, gian lận.

• Hỗ trợ việc đối chiếu giữa sổ quỹ và sổ kế toán tổng hợp định kỳ.

Hỗ trợ lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế

Các khoản thu chi được tổng hợp từ phiếu là nguồn dữ liệu đầu vào để lập:

• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

• Báo cáo thu chi nội bộ

• Báo cáo tài chính cuối kỳ

Ngoài ra, phiếu chi liên quan đến chi phí còn được dùng để kê khai thuế GTGT và thuế TNDN đúng quy định.

Tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp trong quản lý tài chính

Một hệ thống phiếu được lập bài bản, đầy đủ và lưu trữ khoa học sẽ giúp:

• Minh bạch trong từng khoản chi tiêu

• Tạo niềm tin với nhà đầu tư, đối tác, ngân hàng

• Giảm thiểu rủi ro tài chính, pháp lý

Là công cụ đối chiếu công nợ, dòng tiền

• Phiếu thu thể hiện các khoản khách hàng đã thanh toán, hỗ trợ đối chiếu công nợ phải thu.

• Phiếu chi giúp xác định các khoản đã thanh toán cho nhà cung cấp, phục vụ quản lý công nợ phải trả.

Việc đối chiếu công nợ trở nên dễ dàng, tránh nhầm lẫn và sai lệch thông tin thanh toán.

Ví dụ thực tế:

Công ty A thanh toán tiền mua nguyên vật liệu cho nhà cung cấp B:

• Kế toán lập phiếu chi kèm theo hóa đơn VAT và hợp đồng mua bán.

• Căn cứ vào phiếu chi, kế toán ghi nhận khoản chi vào chi phí nguyên vật liệu và giảm tiền mặt trong quỹ.

• Khi kiểm tra quỹ, thủ quỹ có thể dễ dàng xác minh số tiền đã chi.

Phiếu thu chi không đơn giản chỉ là tờ giấy xác nhận giao dịch tiền mặt – mà còn là trụ cột quan trọng trong toàn bộ hệ thống kế toán – tài chính. Việc lập phiếu đúng quy trình, đầy đủ nội dung và lưu trữ hợp lệ là điều kiện bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và tuân thủ pháp luật trong quản lý doanh nghiệp.

Cách bảo quản và lưu trữ phiếu thu chi

Trong công tác kế toán – tài chính, việc bảo quản và lưu trữ phiếu thu chi đóng vai trò quan trọng không kém việc lập phiếu. Dù là phiếu thủ công hay phiếu điện tử, nếu không lưu trữ đúng cách sẽ dẫn đến thất lạc chứng từ, sai sót số liệu, thậm chí gây rắc rối khi thanh kiểm tra thuế. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết và thiết thực giúp bạn bảo quản một cách an toàn, khoa học và hợp pháp.

Lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật

Theo Luật Kế toán hiện hành và Thông tư 200/2014/TT-BTC:

Chứng từ kế toán (bao gồm phiếu thu chi) phải lưu trữ tối thiểu:

• 5 năm đối với chứng từ dùng cho ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

• 10 năm hoặc lâu hơn đối với chứng từ quan trọng có liên quan đến tài sản cố định, nhà đất, đầu tư…

Việc lưu trữ đúng thời gian là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc với tất cả tổ chức, doanh nghiệp.

Phân loại và sắp xếp khoa học

Để dễ quản lý và tra cứu khi cần thiết, bạn nên sắp xếp phiếu theo các nguyên tắc sau:

• Phân loại theo loại chứng từ: Phiếu thu riêng, phiếu chi riêng.

• Sắp xếp theo thời gian: Tháng, quý, năm.

• Đánh số thứ tự: Ghi rõ số phiếu, ngày tháng, đơn vị liên quan.

• Gộp chung với các chứng từ liên quan: Hóa đơn, hợp đồng, bảng kê, biên bản giao nhận,…

Mẹo nhỏ: Dùng bìa hồ sơ có nhãn dán rõ ràng (Ví dụ: "Phiếu chi - Tháng 01/2025") để phân loại, và lưu trong tủ chuyên dụng có khóa.

Bảo quản trong môi trường phù hợp

• Nhiệt độ, độ ẩm: Không để phiếu ở nơi ẩm thấp, dễ mục nát hoặc bị mối mọt.

• Ánh sáng: Tránh ánh nắng trực tiếp làm phai mực in, mờ chữ.

• Chống cháy, chống nước: Nên trang bị tủ chống cháy, túi zip hoặc hộp lưu trữ chuyên dụng.

Lưu trữ phiếu thu chi điện tử

Đối với phiếu được lập trên phần mềm hoặc file Excel, bạn cần:

• Sao lưu định kỳ: Tối thiểu mỗi tuần, sao chép dữ liệu ra ổ cứng rời hoặc lưu trữ đám mây (Google Drive, OneDrive…).

• Đặt mật khẩu bảo vệ file: Tránh chỉnh sửa, xóa nhầm hoặc lộ thông tin.

• Lưu theo thư mục phân cấp rõ ràng: Theo năm/tháng/loại phiếu.

Gợi ý: Sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp như MISA, FAST, 1C để phiếu được lưu trữ tự động, đồng bộ, có khả năng truy xuất nhanh chóng.

Quy trình bàn giao và kiểm tra định kỳ

• Mỗi năm nên kiểm kê chứng từ một lần, kiểm tra xem có mất phiếu, mục rách, mờ chữ hay không.

• Nếu có bàn giao kế toán hoặc thay đổi nhân sự, cần lập biên bản bàn giao rõ ràng kèm danh mục phiếu.

• Không được tự ý hủy phiếu khi chưa có quyết định từ lãnh đạo hoặc cơ quan chức năng.

“Lưu trữ phiếu không chỉ là giữ lại vài tờ giấy – đó là lưu giữ giá trị pháp lý, tài chính và minh bạch cho cả doanh nghiệp.”
Thực hiện đúng và đủ các bước bảo quản không chỉ giúp bạn đối phó dễ dàng với các đợt kiểm tra thuế, mà còn giúp tổ chức hoạt động hiệu quả, có hệ thống và chuyên nghiệp hơn.

Những lỗi thường gặp khi in phiếu thu chi

In phiếu thu chi tưởng chừng như là công việc đơn giản, nhưng thực tế lại tiềm ẩn nhiều lỗi phổ biến nếu không cẩn thận. Những lỗi này không chỉ gây rắc rối trong công tác kế toán, mà còn có thể dẫn đến việc chứng từ không hợp lệ khi quyết toán hoặc thanh tra thuế. Hãy cùng điểm qua những lỗi thường gặp khi in để tránh mắc phải nhé!

Thiếu thông tin bắt buộc

Một phiếu hợp lệ bắt buộc phải có đầy đủ các trường thông tin sau:

• Ngày, tháng, năm lập phiếu

• Số phiếu

• Họ tên người nộp/chi tiền

• Địa chỉ đơn vị hoặc cá nhân liên quan

• Lý do thu/chi

• Số tiền bằng số và bằng chữ

• Chữ ký của các bên: Người lập, người nhận, người duyệt, thủ quỹ

• Dấu mộc đỏ (đối với bản in thủ công)

Lỗi thường gặp: Quên ghi số tiền bằng chữ, thiếu chữ ký duyệt hoặc không có ngày lập.

Nhập sai số tiền

• Đây là lỗi nghiêm trọng và dễ dẫn đến lệch số liệu giữa thực tế và sổ sách.

• Ví dụ: Nhập nhầm 1.500.000 thành 15.000.000, hoặc số bằng chữ không khớp với số bằng số.

Hậu quả: Gây mất cân đối dòng tiền, kế toán phải điều chỉnh, dễ bị nghi ngờ gian lận.

In sai định dạng phiếu

• Dùng mẫu phiếu không đúng chuẩn quy định trong doanh nghiệp hoặc theo Thông tư 200.

• Font chữ lỗi, bố cục phiếu bị lệch, mất dòng, tràn lề khi in ra giấy.

• Thiếu mẫu phiếu chi/thu rõ ràng, hoặc dùng lẫn lộn hai loại.

Gợi ý: Sử dụng file mẫu chuẩn, kiểm tra khổ giấy in (A5 hoặc A4), định dạng cột và canh chỉnh kỹ trước khi in.

Dùng giấy kém chất lượng hoặc mực in mờ

• Mực in mờ khiến phiếu khó đọc, đặc biệt là phần chữ ký và số tiền.

• Giấy quá mỏng dễ rách, nhòe mực hoặc mục sau thời gian dài lưu trữ.

Điều này làm giảm tính chuyên nghiệp và khó bảo quản trong dài hạn.

Sai số phiếu hoặc trùng lặp số

• Mỗi phiếu phải có số thứ tự riêng biệt, không được trùng.

• Khi dùng Excel, nếu không có công thức đánh số tự động, dễ bị lặp số phiếu giữa các tháng hoặc bộ phận khác nhau.

Khắc phục: Sử dụng phần mềm có tính năng tự đánh số phiếu hoặc theo dõi số phiếu thủ công bằng file thống kê riêng.

Không lưu file gốc hoặc không in đầy đủ liên phiếu

• Nhiều doanh nghiệp chỉ in 1 bản phiếu cho kế toán, không in thêm bản cho thủ quỹ hoặc người nhận giữ.

• Hoặc in xong không lưu lại bản mềm, dẫn đến khó tra cứu, không đối chiếu được sau này.

Cần in đủ 2 – 3 liên (kế toán – thủ quỹ – người nhận) và sao lưu file định kỳ.

Cách tránh lỗi khi in

Việc in tưởng nhỏ nhưng góp phần quyết định tính hợp pháp và chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Mỗi lỗi nhỏ có thể dẫn đến hậu quả lớn – từ sai lệch kế toán đến bị loại chi phí khi quyết toán thuế. Hãy cẩn thận, kiểm tra kỹ lưỡng và chuẩn hóa quy trình in ấn để đảm bảo mọi thứ trơn tru và hợp lệ.

Mẹo in phiếu thu chi chuyên nghiệp

In phiếu thu chi không chỉ là việc in một tờ giấy có số liệu – mà còn là bộ mặt tài chính của doanh nghiệp. Một phiếu thu/phiếu chi được in ra gọn gàng, chính xác, đầy đủ và thẩm mỹ sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong mắt đối tác, kiểm toán viên, hay cơ quan thuế. Dưới đây là những mẹo in chuyên nghiệp bạn nên áp dụng ngay hôm nay.

Sử dụng mẫu phiếu chuẩn và rõ ràng

• Dùng mẫu phiếu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc mẫu đã được doanh nghiệp chuẩn hóa.

• Đảm bảo các trường thông tin như: Số phiếu, ngày tháng, người nộp/chi, lý do, số tiền, chữ ký... được trình bày rõ ràng và đầy đủ.

• Font chữ dễ đọc (nên dùng Arial, Times New Roman), cỡ chữ từ 11–13pt là hợp lý.

Mẹo nhỏ: Nếu dùng Excel, nên khóa định dạng và dùng công thức để tránh chỉnh sửa nhầm.

Canh lề chuẩn – căn chỉnh bố cục cân đối

• Canh lề đều hai bên trái phải, không để chữ chạm mép giấy.

• Khoảng cách giữa các dòng nên hợp lý (1.2–1.5) để dễ nhìn.

• Dòng tiêu đề (ví dụ: “PHIẾU THU”, “PHIẾU CHI”) nên in đậm, viết hoa và căn giữa trang.

Gợi ý: Nên có phần tiêu đề logo hoặc tên doanh nghiệp ở trên đầu phiếu để tăng tính nhận diện thương hiệu.

Sử dụng khổ giấy và mực in phù hợp

• Thông thường bằng khổ A5 hoặc A4.

• Dùng giấy trắng dày vừa đủ (80gsm trở lên) để chống nhăn rách, giúp bảo quản lâu dài.

• Kiểm tra mực in không bị mờ hoặc lem nhoè, đặc biệt ở phần số tiền và chữ ký.

In đủ số liên và phân biệt rõ ràng

Phiếu thu/chi nên được in thành 2 hoặc 3 liên:

• 1 liên lưu tại kế toán

• 1 liên gửi người nhận

• 1 liên lưu tại bộ phận duyệt hoặc thủ quỹ

Phân biệt bằng màu giấy (liên 1: trắng, liên 2: hồng, liên 3: vàng) hoặc ghi rõ trên từng liên.

Đảm bảo mỗi liên đều có chữ ký đầy đủ, không nên in 1 bản rồi photo – mất tính pháp lý.

Dùng phần mềm hỗ trợ in chuyên nghiệp

Một số phần mềm kế toán như MISA, FAST, Bravo, 1C, hoặc Excel có template chuyên dụng giúp:

• Tự động điền thông tin

• Đánh số phiếu liên tục

• Xuất file PDF để in rõ nét

Giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và tăng độ chuẩn xác.

Kiểm tra kỹ nội dung trước khi in

• Đối chiếu lại số tiền bằng số và bằng chữ

• Đảm bảo đúng người ký và phân quyền

• Không bỏ sót lý do thu/chi và thông tin người nhận/nộp

• Nếu có sai sót sau khi in, không được sửa tay – phải hủy và in lại phiếu mới.

Lưu trữ bản mềm & in nháp để kiểm tra

• Trước khi in hàng loạt, nên in thử 1 bản nháp để kiểm tra bố cục.

• Luôn lưu lại file gốc hoặc xuất bản PDF để tiện tra cứu, in lại nếu cần.

Checklist in chuyên nghiệp

In phiếu thu chi chuyên nghiệp không chỉ giúp công việc kế toán trơn tru hơn, mà còn nâng tầm hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng và cơ quan chức năng. Chỉ cần chú ý một chút trong từng thao tác, bạn đã có thể tạo ra những chứng từ “chỉn chu” và “chuẩn chỉnh” nhất!

Tại sao phải in phiếu thu chi?

Phiếu thu chi là chứng từ thể hiện giao dịch thành công với những khoản tiền đã xuất hoặc nhập quỹ. Đặc biệt, đây là loại giấy tờ bắt buộc phải có trong các giao dịch tiền mặt giữa hai bên làm việc với nhau. Các khoản tiền mặt có thể là ngoại tệ hoặc nội tệ, mỗi khi mua bán, trao đổi bắt buộc phải có phiếu này.

Phiếu thu, phiếu chi là giấy tờ quan trọng trong kinh doanh, buôn bán

Ngoài ra, phiếu thu chi còn là cơ sở, bằng chứng để bộ phận kế toán có thể tổng hợp lại và lưu trữ trong sổ sách. Chính vì vậy, trên mỗi phiếu thường phải có đầy đủ chữ ký của người nhận tiền, giám đốc, kế toán, thủ quỹ,… Vậy nên, trong trường hợp có tranh chấp xảy ra thì đây là bằng chứng liên quan tới giao dịch.

Chính vì vậy, việc in phiếu thu - phiếu chi tại các doanh nghiệp hiện nay thực sự rất cần thiết để thực hiện các giao dịch, thanh toán. Bên cạnh đó, đối với doanh nghiệp có đầy đủ sẽ còn thể hiện được sự chuyên nghiệp đối với khách hàng, đối tác, cũng như là một yếu tố marketing tiềm năng không nên bỏ lỡ.

Các loại phiếu thu chi

Hiện nay tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích sử dụng thì doanh nghiệp sẽ in các loại phiếu thu chi khác nhau. Cụ thể:

 

Có rất nhiều loại phiếu thu, phiếu chi in ấn khác nhau

In phiếu thu, phiếu chi 1 liên

Loại phiếu thu chi 1 liên thường được sử dụng chủ yếu cho hoạt động mua bán lẻ, giá trị không quá lớn, cũng như không quá quan trọng trong việc lưu trữ hóa đơn. Vậy nên, nội dung in trên phiếu chủ yếu là thông tin về khách hàng, sản phẩm đã mua, số tiền tương ứng.

In phiếu thu, phiếu chi 2 liên

Cũng tương tự như in phiếu thu, phiếu chi 1 liên, ở phiếu 2 liên cũng bao gồm các thông tin in trên phiếu như tên khách hàng, sản phẩm, thành tiền. Tuy nhiên, điểm khác biệt của loại phiếu này chính là còn có thêm thời hạn bảo hành cho mỗi mặt hàng, cũng như thường được in với kích thước A4 hoặc A5 là chủ yếu.

In phiếu thu, phiếu chi 3 liên

Phiếu thu chi 3 liên thường được sử dụng tại các doanh nghiệp, công ty lớn khi được dùng để lưu trữ lại tại công ty, người bán. Thường trên phiếu 3 liên cũng sẽ có đầy đủ các thông tin quan trọng như tên khách hàng, sản phẩm giao dịch, thành tiền, thời hạn bảo hành (nếu có). Tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp để chọn kích thước phiếu in phù hợp.

Kích thước phiếu thu chi

Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp có thể in phiếu thu chi theo kích thước phù hợp. Tuy nhiên, thường thì phiếu 2 hoặc 3 liên sẽ in với kích thước là A4, A5 là chủ yếu. Trong đó, kích thước khổ giấy A5 sẽ được sử dụng phổ biến hơn vì sự tiện lợi, nhỏ gọn nhưng vẫn đầy đủ thông tin, dễ dàng cho việc lưu trữ hơn.

Báo giá dịch vụ in ấn phiếu thu chi

Đối với dịch vụ in phiếu thu và phiếu chi thì giá cả không quá chênh lệch. Tùy thuộc vào số lượng phiếu muốn in, kích thước, chất liệu giấy, kiểu in, loại mực,… mà khách hàng lựa chọn thì mức giá sẽ có sự khác nhau. 

 

Tùy thuộc vào từng loại phiếu in, phiếu chi và cách in thì mức giá sẽ khác nhau

Thường đối với loại phiếu 2 liên thường mức giá in rơi vào khoảng 400.000 – 500.000 VNĐ/100 trang, phiếu 3 liên có giá từ 480.000 – 700.000 VNĐ/150 trang, nếu khách hàng in càng nhiều thì chi phí sẽ càng rẻ.

Quy trình in phiếu thu, phiếu chi

Tùy thuộc vào từng cơ sở nhận in phiếu thu - phiếu chi sẽ có quy trình làm việc khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản thì các bước in phiếu thu, phiếu chi được áp dụng như sau:

- Bước 1: Đơn vị in ấn tiếp nhận yêu cầu của khách hàng online hoặc offline.

- Bước 2: Bên dịch vụ in ấn tiến hành lên ý tưởng thiết kế và gửi maket cho khách hàng dựa trên những yêu cầu, tiêu chí mà mọi người đặt ra để tạo nên bản thảo tương ứng.

- Bước 3: Tiến hành in ấn theo lựa chọn của khách hàng về kiểu in, chất liệu mực in, giấy in, công nghệ in phù hợp.

- Bước 4: Hoàn thiện sản phẩm phiếu thu, phiếu chi và tiến hành bàn giao lại cho khách hàng đúng tiến độ.

Tại sao bạn nên chọn in ấn phiếu thu chi tại In ấn Hoàng Nam

Nếu mọi người đang tìm kiếm cho mình địa chỉ in ấn phiếu thu, phiếu chi uy tín, chuyên nghiệp, giá rẻ thì In Ấn Hoàng Nam là một sự lựa chọn hoàn hảo. Đây là cơ sở chuyên in ấn các loại đủ để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng đưa ra với những sản phẩm chất lượng, giá thành hợp lý.

In Ấn Hoàng Nam cung cấp dịch vụ in phiếu thu, phiếu chi uy tín

Cùng với đó, với trang thiết bị máy móc hiện đại, công nghệ in tiên tiến, cùng nguyên vật liệu chất lượng thì Hoàng Nam đảm bảo sẽ luôn làm hài lòng mọi khách hàng khó tính nhất.

Trên đây là những thông tin giúp mọi người nắm được dịch vụ in phiếu thu chi. Vậy nên, để được hỗ trợ dịch vụ uy tín, nhanh chóng, chuyên nghiệp, giá rẻ, đừng ngần ngại hãy liên hệ ngay với Hoàng Nam ngay hôm nay để được báo giá chi tiết.

Tổng kết

Phiếu thu chi không chỉ là một loại chứng từ đơn thuần trong công tác kế toán – mà còn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch, rõ ràng và chuyên nghiệp. Việc sử dụng đúng cách, đúng quy trình sẽ giúp đảm bảo tính pháp lý, giảm thiểu sai sót, đồng thời hỗ trợ rất tốt cho việc kiểm toán, quyết toán thuế và báo cáo nội bộ.

Dù bạn là kế toán, thủ quỹ hay chủ doanh nghiệp, thì việc hiểu rõ bản chất – mục đích – lợi ích – quy trình – và các lỗi cần tránh trong quá trình in ấn phiếu thu chi sẽ giúp bạn chủ động kiểm soát dòng tiền, tránh thất thoát và xây dựng một hệ thống tài chính vững chắc hơn.

Hãy chuẩn hóa mẫu phiếu, đầu tư công cụ hỗ trợ phù hợp, kiểm tra kỹ từng bước in ấn và luôn lưu trữ hồ sơ một cách khoa học – đó là nền tảng để quản lý tài chính hiệu quả, minh bạch và an toàn cho mọi doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Có thể in phiếu thu chi bằng Excel không?

• Có, Excel là công cụ tiện lợi và phổ biến để tạo và in, đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, bạn cần có mẫu chuẩn và nên kiểm tra định dạng kỹ trước khi in.

Phiếu có cần chữ ký số không?

• Không bắt buộc với phiếu in giấy, nhưng nếu sử dụng phiếu điện tử thì chữ ký số là cần thiết để đảm bảo tính pháp lý.

Bao lâu nên lưu trữ phiếu thu chi?

• Theo quy định, doanh nghiệp phải lưu trữ tối thiểu 10 năm, dưới dạng giấy hoặc bản điện tử hợp lệ.

Phiếu có thể thay thế hóa đơn không?

• Không. Phiếu thu chi chỉ là chứng từ nội bộ để ghi nhận dòng tiền, không thay thế được hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng.

Có thể dùng cùng một mẫu phiếu cho cả thu và chi không?

• Không nên. Mỗi loại phiếu cần có mẫu riêng để tránh nhầm lẫn và thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm toán sau này.

In ấn Hoàng Nam